§ 1. Postanowienia ogólne
1. Niniejszy Regulamin określa zasady udostępniania i korzystania z sali konferencyjnej Centrum Prasowego Polskiej Agencji Prasowej S.A. z siedzibą w Warszawie (dalej: CP PAP).
2. Usługi świadczone są na rzecz przedsiębiorców, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, jeżeli mają one prawo samodzielnie zaciągać zobowiązania (dalej: Zamawiający).
3. Usługodawcą jest Polska Agencja Prasowa S.A. z siedzibą w Warszawie, adres: 00-502 Warszawa, ul. Bracka 6/8, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000067663, NIP: 526-025-07-42, wysokość kapitału zakładowego opłaconego w całości - 52.703.520 PLN (dalej: Usługodawca).
4. Usługi CP PAP obejmują w szczególności:
a) wynajem sali konferencyjnej,
b) wynajem urządzeń multimedialnych,
c) inne usługi (np. catering, transmisja, nagranie wideo itp.) zgodnie z zamówieniem,
- dla potrzeb konferencji, szkoleń lub innych wydarzeń zgodnych z przeznaczeniem CP PAP (dalej: Wydarzenie).
5. Standardowe ceny usług, stanowiące podstawę wynagrodzenia Usługodawcy zawarte są w Cenniku usług (dalej: Cennik). Usługi dodatkowe, nieujęte w Cenniku, podlegają każdorazowo odrębnej wycenie przez pracownika CP PAP. Cennik stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.
§ 2. Rezerwacja sali konferencyjnej
1. W celu dokonania rezerwacji sali konferencyjnej należy zapoznać się z niniejszym Regulaminem i Cennikiem.
2. Zamawiający powinien w pierwszej kolejności skontaktować się telefonicznie z pracownikiem CP PAP w celu ustalenia dostępności sali konferencyjnej we wskazanym terminie.
3. Po ustaleniu dostępności sali konferencyjnej, Zamawiający zgłasza rezerwację sali konferencyjnej drogą mailową poprzez wypełniony formularz zamówienia, dostępny na stronie centrumprasowe.pap.pl. Formularz zamówienia należy przesłać na adres mailowy: centrumprasowe@pap.pl.
4. Zgłoszenie rezerwacji sali konferencyjnej jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu i Cennika. Wzór formularza stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.
5. Zamawiający zobowiązany jest do wskazania w formularzu zamówienia tematu planowanego Wydarzenia.
6. Zamawiający zobowiązany jest do przekazania Zleceniobiorcy szczegółowej agendy Wydarzenia zawierającej program, panele oraz prelegentów Wydarzenia nie później niż 7 dni przed jego planowaną datą.
7. Pracownik CP PAP po otrzymaniu formularza zamówienia sali konferencyjnej i zweryfikowaniu jej dostępności w danym terminie, prześle Zamawiającemu informację o dostępności sali wraz ze wstępną kalkulacją cenową organizacji Wydarzenia.
8. Jeżeli cena usługi nie wynika bezpośrednio z Cennika albo warunki jej wykonania mają wpływ na wysokość ceny, Usługodawca przedstawi Zamawiającemu indywidualną kalkulację ceny.
9. Prawidłowe wypełnienie i przesłanie przez Zamawiającego formularza zamówienia nie jest jednoznaczne z zawarciem umowy z CP PAP. Zawarcie umowy następuje poprzez potwierdzenie przyjęcia zamówienia do realizacji przez Usługodawcę.
§ 3. Odmowa przyjęcia zamówienia oraz odstąpienie od umowy przez Usługodawcę
1. Usługodawca zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zamówienia, jeżeli jego charakter jest sprzeczny z przepisami prawa lub mógłby w negatywny sposób wpłynąć na wizerunek Usługodawcy, w szczególności:
a) zawiera sformułowania naruszające dobra osobiste osób trzecich,
b) narusza prawa własności intelektualnej osób trzecich,
c) jest niedozwoloną reklamą,
d) zawiera treści obsceniczne, wulgarne, nieobyczajne lub w inny sposób godzące w zasady współżycia społecznego,
e) propaguje idee i postawy sprzeczne z obowiązującym prawem,
f) koliduje z interesami PAP S.A. albo z jej linią programową,
g) stanowi bezpośrednią konkurencję w stosunku do działalności PAP S.A.
2. Usługodawca zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zamówienia w przypadku niespełnienia przez Zamawiającego obowiązku wynikającego z § 2 ust. 5
3. O odmowie zorganizowania Wydarzenia, Usługodawca zawiadomi Zamawiającego drogą mailową, podając przyczynę odmowy przyjęcia zamówienia.
4. Usługodawca zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy do 21 dni przed planowanym terminem Wydarzenia bez zapłaty odstępnego. W przypadku odstąpienia od umowy pomiędzy 20 a 7 dniem przed planowanym Wydarzeniem, Usługodawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego odstępnego w wysokości 60% ustalonej ceny zamówienia. W przypadku odstąpienia od umowy pomiędzy 7 a 3 dniem przed planowanym terminem Wydarzenia, Usługodawca zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Zamawiającego odstępnego w wysokości 80% ustalonej ceny zamówienia. W przypadku odstąpienia od umowy na 2 dni lub krócej przed planowanym terminem Wydarzenia, Usługodawca pokryje 100% wartości dokonanej rezerwacji.
5. Usługodawca zastrzega sobie prawo do odstąpienia od umowy w przypadku zmiany przez Usługodawcę tematu Wydarzenia podanego w formularzu zgłoszeniowym bez zapłaty odstępnego.
§ 4. Odstąpienie od umowy przez Zamawiającego
1. Zamawiający uprawniony jest do odstąpienia od umowy do 21 dni przed planowanym terminem Wydarzenia bez zapłaty odstępnego. W przypadku odstąpienia od umowy pomiędzy 20 a 7 dniem przed planowanym terminem Wydarzenia, Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Usługodawcy odstępnego w wysokości 60% ustalonej ceny zamówienia. W przypadku odstąpienia od umowy w czasie krótszym niż 7 dni przed planowanym terminem Wydarzenia, Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Usługodawcy odstępnego w wysokości 80% ustalonej ceny zamówienia. W przypadku odstąpienia od umowy na 2 dni lub krócej przed planowanym terminem Wydarzenia, Zamawiający pokryje 100% wartości dokonanej rezerwacji.
2. Zamawiający uprawniony jest do zmiany terminu organizacji Wydarzenia do 7 dni od daty planowanego Wydarzenia poprzez zgłoszenie zmiany Usługodawcy. Zmiana terminu Wydarzenia wynosi 500,00 zł + 23 % VAT, z zastrzeżeniem, że Wydarzenie odbędzie się w ciągu 30 dni od planowanego pierwotnie terminu. W przypadku zmiany terminu organizacji Wydarzenia w terminie krótszym niż 7 dni od daty planowanego Wydarzenia, Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Usługodawcy kwoty 80% ustalonej ceny zamówienia.
§ 5. Dodatkowe usługi
1. W przypadku skorzystania z usługi polegającej na powiadomieniu mediów i wpisie do Kalendarium, Zamawiający zobowiązany jest do przesłania materiałów, włącznie z gotową treścią zaproszenia przygotowanego w odpowiedniej formie (termin i godzina organizacji Wydarzenia, tytuł, temat, uczestnicy/prelegenci, kontakt) oraz do wypełnienia szablonu Kalendarium zgodnie z zaleceniami Usługodawcy nie później niż 7 dni od daty planowanego Wydarzenia.
2. Wszystkie materiały udostępniane podczas Wydarzenia stanowią własność Zamawiającego.
3. W przypadku korzystania z materiałów reklamowych lub promocyjnych podczas Wydarzenia należy je dostarczyć Usługodawcy najpóźniej na 2 dni robocze przed planowaną datą Wydarzenia oraz odebrać najpóźniej następnego dnia roboczego po jego zakończeniu.
4. Zamawiający, który zdecyduje się na catering podczas Wydarzenia powinien wybrać konkretne pozycje z oferty cateringowej z zaznaczeniem ilości gości i poinformować pracownika CP PAP o swoim wyborze. Zamówienie powinno wpłynąć drogą mailową nie później niż 4 dni robocze przed planowaną datą Wydarzenia.
§ 6. Opłata za udostępnienie i korzystanie z sali konferencyjnej
1. Z tytułu udostępnienia i korzystania z sali konferencyjnej Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia zgodnie z indywidualną kalkulacją ceny. Do ceny netto za udostępnienie i korzystanie z sali konferencyjnej zamieszczonej w formularzu zamówienia będzie doliczony podatek VAT w wysokości 23 % bądź według innej stawki VAT, wprowadzonej przepisami prawa i obowiązującej w dniu rezerwacji sali.
2. Usługodawca wystawi Zamawiającemu fakturę VAT w ciągu 7 dni od dnia organizacji Wydarzenia i prześle ją na adres mailowy Zamawiającego.
3. W przypadku przedłużenia czasu korzystania z sali konferencyjnej przez Zamawiającego, Usługodawca jest uprawniony do naliczania opłat za każdą dodatkową rozpoczęto godzinę korzystania z sali konferencyjnej, ponad wyznaczony czas wskazany w formularzu zamówienia, zgodnie z obowiązującym Cennikiem.
4. Opłata za udostępnienie i korzystanie z sali konferencyjnej płatna będzie po wydarzeniu, chyba że Strony uzgodnią inaczej. Należność Zamawiający zobowiązany jest uiścić przelewem na numer rachunku bankowego Usługodawcy: Santander Bank Polska S.A. 92109010560000000101047072.
§ 7. Obowiązki Zamawiającego
1. Zamawiający nie może podnająć ani użyczyć osobie trzeciej wynajętej sali konferencyjnej ani urządzeń multimedialnych na jakiejkolwiek podstawie prawnej.
2. Zamawiający obowiązany jest korzystać z sali konferencyjnej i urządzeń multimedialnych z należytą starannością, w sposób odpowiadający ich właściwościom i przeznaczeniu. Urządzenia multimedialne mogą być używane wyłącznie w siedzibie PAP i pod nadzorem osoby do tego upoważnionej przez Usługodawcę.
3. Wszelkie zmiany w organizacji lub aranżacji sali konferencyjnej muszą być każdorazowo uzgodnione z Usługodawcą.
4. Za działania swoich pracowników, podwykonawców i pełnomocników oraz osób indywidualnie zaproszonych przez Zamawiającego na Wydarzenie, Zamawiający odpowiada jak za działania własne.
5. Zamawiający ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z niewłaściwego używania sali konferencyjnej i urządzeń multimedialnych, w tym za ich uszkodzenie, zniszczenie lub kradzież. W przypadku stwierdzenia szkody, Usługodawca sporządzi dokumentację szkodową wraz z kosztorysem napraw, które prześle Zamawiającemu. Zamawiający zobowiązany jest do pokrycia całości szkody w terminie 14 dni od dnia otrzymania noty obciążeniowej.
6. W przypadku wniesienia na teren CP PAP rzeczy o znacznej wartości, ich właściciel czyni to na własne ryzyko.
7. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treści prezentowane podczas Wydarzenia przez Zamawiającego lub osoby działające w jego imieniu lub na jego rzecz. Zamawiający zobowiązuje się pokryć wszelkie straty, jakie PAP S.A. może ponieść w związku z roszczeniami osób trzecich wynikających z ww. treści.
8. Podczas Wydarzenia Zamawiający oraz uczestnicy zobowiązani są:
a) stosować się do przepisów porządkowych obowiązujących na terenie budynku oraz poleceń służb ochrony,
b) przestrzegać obowiązujących przepisów prawa.
9. W przypadku naruszenia § 7 ust. 1, 2, 3, Usługodawca ma prawo odstąpienia od umowy w trybie natychmiastowym.
10. Zamawiający może przekazać PAP Znaki identyfikujące, które wykorzystane będą w ramach realizacji Wydarzenia. W związku z powyższym Zamawiający oświadcza, że posiada prawo do znaku towarowego lub prawa autorskie do nazwy, logo, znaku słowno-graficznego i innych utworów identyfikujących na rynku (dalej jako „Znaki identyfikujące”) i z chwilą przekazania PAP Znaków identyfikujących, Zamawiający udziela PAP licencji niewyłącznej wraz z prawem do udzielania sublicencji na korzystanie z tych Znaków identyfikujących, na obszarze całego świata, bez ograniczeń czasowych.
11. Licencja ta upoważnia PAP do korzystania ze znaków towarowych wyłącznie w zakresie podejmowania przez PAP świadczeń reklamowych, informacyjnych związanych z organizacją przez PAP Wydarzenia.
12. Licencja, dotyczy Znaków identyfikacyjnych w całości, jak i w poszczególnych fragmentach i obejmuje wszystkie pola eksploatacji wymienione w art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w szczególności:
- utrwalanie i zwielokrotnianie Znaków identyfikacyjnych dowolną techniką, w tym w szczególności techniką cyfrową lub drukarską,
- wprowadzanie do obrotu,
- rozpowszechnianie, w tym publikacja i publiczne udostępnianie,
- wprowadzanie do pamięci komputera, do sieci komputerowych, Internetu i sieci telekomunikacyjnych w tym aplikacji mobilnych,
- udostępnienie w taki sposób, aby Znaki identyfikacyjne były dostępne w każdym czasie z dowolnego miejsca na Ziemi,
- wystawienie, wyświetlenie,
- nadanie za pomocą wizji lub fonii przewodowej lub bezprzewodowej przez stację naziemną, - nadanie za pośrednictwem satelity, retransmisja,
- wypożyczenie, najem, dzierżawa nośników, na których Znaki identyfikacyjne utrwalono, - reklama, promocja.
§ 8. Postanowienia końcowe
1. Ewentualne spory mogące powstać w związku z udostępnieniem i korzystaniem z sali konferencyjnej będą rozpatrywane przez sąd właściwy miejscowa dla siedziby Usługodawcy.
2. Niniejszy Regulamin podaje się do wiadomości przez umieszczenie na stronie internetowej http://centrumprasowe.pap.pl w celu indywidualnego zapoznania się z przez Zamawiającego.