Sprawdź zasoby. NDAP: w coraz większym stopniu potrzebujemy informacji o przeszłości

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych jest partnerem konkursu „Kroniki Rozwoju”. Publikujemy rozmowę z dr Wojciechem Woźniakiem na temat zasobów, potencjału i nowej roli archiwów.

Jakie wyzwania stoją przed archiwami, które nadzoruje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych?

Dr Wojciech Woźniak: - W realiach współczesnego społeczeństwa informacyjnego w coraz większym stopniu potrzebujemy również informacji o przeszłości. Stąd rosnąca rola archiwów.

Wbrew potocznym poglądom z archiwów korzysta coraz więcej osób. Głównie dlatego, że dziś to nie tylko odwiedziny w czytelniach archiwów, ale także korzystanie z ich zasobów dostępnych online. Musimy sprostać tej nowej roli archiwów i to jest nasze główne zadanie. A wyzwania współczesności to nie tylko udostępnianie materiałów archiwalnych w internecie, ale również dbanie o dokumentację współczesną.

Nie każdy zdaje sobie sprawę z tego, że dziś powstająca w urzędach państwowych i samorządowych dokumentacja trafi prędzej czy później do archiwum państwowego. Dotyczy to zarówno tradycyjnej dokumentacji papierowej, jak i coraz częściej występującej w urzędach dokumentacji elektronicznej. Stąd zadania archiwów i NDAP w zakresie zarządzania dokumentacją, a także systemów teleinformatycznych stosowanych w urzędach. Musimy zadbać o to, by powstające w nich dokumenty elektroniczne były właściwie opisywane i porządkowane, tak abyśmy mogli je za pewien czas przejąć do archiwów i bezpiecznie przechować przez kolejne dziesiątki lat.

O jak dużym zasobie dokumentów mówimy?

- Informatyzacja administracji jest dopiero w początkowej fazie rozwoju, tak więc większa część dokumentacji, która trafi w najbliższych trzydziestu latach do archiwów, to dokumenty papierowe. Proszę sobie wyobrazić, że gdybyśmy ustawili teczki z aktami, które obecnie przechowujemy w archiwach obok siebie, utworzyłyby drogę długości 300 km, czyli trasę z Warszawy do Poznania. Natomiast dokumentacja, którą będziemy przyjmować do archiwów w ciągu najbliższych lat to około 500 km, czyli trasa z Warszawy do Hamburga.

Jednak nie tylko przechowywanie papieru jest dla nas istotne, już dziś myślimy o gromadzeniu danych cyfrowych. Zarówno papier jak i bity danych to tylko nośniki tego, co naprawdę w archiwach ważne, czyli informacji.

Chciałbym, aby myśleniu o archiwach stale towarzyszyła świadomość, że archiwalia to gigantyczne zbiory danych, swoiste archiwalne big data, do których dostęp staje się coraz łatwiejszy dzięki technologiom cyfrowym.

Jak archiwa przygotowują się na przyjęcie i przechowywanie tak ogromnej liczby dokumentów? Bo domyślam się, że to wymaga odpowiednich warunków…

- Oczywiście, dla przechowywania tej dokumentacji musimy stwarzać odpowiednie warunki - stąd potrzeba inwestycji w nowe budynki. I to jest kolejne wyzwanie dla archiwów. W tej chwili trwają inwestycje w Krakowie i Białymstoku, ale potrzeb jest znacznie więcej. Szybkiego rozwiązania wymaga przede wszystkim trudna sytuacja archiwów centralnych, które praktycznie nie mają już miejsca w magazynach archiwalnych.

A zbiory stale rosną…

- Dokładnie. Archiwaliów ciągle przybywa, a przed nami nowe wyzwania, którym musimy sprostać. Nie możemy chociażby zapomnieć o zadaniach związanych z przechowywaniem dokumentacji osobowej i płacowej. Nie stanowi ona wprawdzie materiałów archiwalnych, ale od ponad 10 lat archiwa państwowe mają tu pewne zadania. Zobowiązani jesteśmy np. do przejmowania w określonych okolicznościach dokumentacji, która przechowywana była dotychczas przez komercyjnych przechowawców, a przestali oni funkcjonować np. z powodu upadłości.

To bardzo trudne pole działalności wymagające wiele wysiłku głównie ze względu na pewną nieprzewidywalność - nie wiemy, czy nie zdarzy się tak, że upadnie duży przechowawca i niemal z dnia na dzień będziemy musieli zaopiekować się dodatkowymi kilometrami dokumentacji posiadającej bardzo duże znaczenie dla osób ubiegających się o świadczenia emerytalne. Przykład tej dokumentacji oraz wspomnianej wcześniej dokumentacji elektronicznej dobitnie pokazuje, że archiwa to nie tylko przeszłość, ale również teraźniejszość i przyszłość.

Nad jakimi projektami obecnie pracuje NDAP?

- Główne projekty, nad którymi pracujemy obecnie to rozwój narzędzi informatycznych dla opisu i publikacji archiwaliów. Zadanie realizowane jest przez Narodowe Archiwum Cyfrowe, wyspecjalizowane w zadaniach z zakresu digitalizacji i informatyzacji.

Sama NDAP pracuje natomiast nad Archiwum Dokumentów Elektronicznych, czyli systemem, który pozwoli przechowywać i udostępniać dokumenty elektroniczne powstałe w jednostkach administracji publicznej.

Chcemy też uruchomić kolejny projekt digitalizacji - tym razem przy wsparciu środków europejskich - ale tu jesteśmy na etapie przygotowawczym. Cel, który mi przyświeca to stworzenie jak najbardziej przystępnych i otwartych archiwów, oferujących spójną i jasną informację.

Ile miast obejmuje sieć archiwów państwowych?

- Sieć archiwów państwowych obejmuje cały kraj. Dziś archiwa państwowe to 30 archiwów o charakterze regionalnym i dodatkowo 40 oddziałów i pięć ekspozytur, co w sumie daje 75 podmiotów stanowiących sieć archiwów państwowych podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych. Wśród tych archiwów są zarówno duże jednostki, takie jak archiwum w Krakowie, Poznaniu, Szczecinie czy Katowicach, jak i mniejsze, na przykład archiwum w Zamościu, Częstochowie czy Malborku. W samej Warszawie działają cztery archiwa państwowe: trzy o charakterze centralnym i jedno - Archiwum Państwowe w Warszawie - obejmujące swoją właściwością znaczną część województwa mazowieckiego.

Czy sieć archiwów państwowych pokrywa się z podziałem administracyjnym kraju?

- Nie. W przeszłości były próby skorelowania sieci archiwów państwowych z podziałem administracyjnym kraju. Na przykład w pierwszej połowie lat siedemdziesiątych próbowano utworzyć archiwum państwowe w każdym powiecie. Projekt ten zakończył się jednak niepowodzeniem, a zmiany podziału administracyjnego kraju w 1975 r. przekreśliły ostatecznie te plany.

Dlaczego istnieją aż trzy archiwa centralne?

- Ich specyfika sprowadza się do tego, że przechowują w swoich zasobach materiały archiwalne dotyczące działalności władz i instytucji o zasięgu ogólnokrajowym z różnych okresów historycznych. W Archiwum Głównym Akt Dawnych znajdziemy Metrykę Koronną, a więc dokumentację, która powstała w kancelarii królewskiej w okresie od początku panowania Kazimierza Jegiellończyka do trzeciego rozbioru, co oznacza, że obejmuje lata od 1447 do 1795. Całość dokumentacji AGAD obejmuje okres do 1918 r.

Dokumentacja z okresów późniejszych znajduje się w Archiwum Akt Nowych, gdzie przechowywane są m.in. akta władz państwowych z okresu II RP, w tym dokumentacja rządu, ministerstw czy Sejmu. Są też akta z okresu PRL, w tym dokumentacja partii politycznych, urzędów centralnych, ale również dokumentacja polskiego Państwa Podziemnego okresu II wojny światowej.

Natomiast w Narodowym Archiwum Cyfrowym przechowywana jest dokumentacja audiowizualna - głównie zdjęcia, nagrania dźwiękowe i filmy. Zgormadzone w NAC zdjęcia obrazują niemal wszystkie aspekty życia - od politycznych, takich jak przyjazd Ignacego Paderewskiego do Poznania w 1918 r., przewrót majowy czy uroczystości Millenium chrztu Polski, po społeczne - takie jak zdjęcia postaci życia kulturalnego z dwudziestolecia międzywojennego czy obrazy z życia codziennego w PRL. Najstarsze fotografie sięgają początków tej technologii, a więc połowy XIX w. Najnowsze to zbiór fotografii z 2010 r. obrazujących żałobę narodową po katastrofie smoleńskiej.

Czy w NAC przechowywane są również archiwalia TVP?

- I tak i nie. Archiwalia wytworzone przez radio i telewizję do 1993 r. są obecnie w większości przechowywane w archiwach spółek radia i telewizji. Mówię w większości, bo część archiwaliów polskiego radia z okresu do 1950 r. trafiła już do NAC, a niektóre regionalne rozgłośnie radiowe, np. w Szczecinie i Olsztynie, przekazały już swoje archiwalia do tamtejszych archiwów państwowych.

Pozostałe materiały znajdują się w magazynach archiwalnych telewizji i radia, ale formalnie są własnością archiwów państwowych, a ich status regulowany jest przez umowy użyczenia, na podstawie których radio i telewizja mogą czasowo z tych materiałów korzystać. Jednocześnie zobowiązane są do bieżącego dbania o nie poprzez zapewnienie im właściwych warunków przechowywania, ale też poprzez tworzenie ich ewidencji.

Jakich wydarzeń sięgają najdawniejsze zbiory archiwów?

- Najstarsze dokumenty przechowywane w polskich archiwach dotyczą okresu wczesnego średniowiecza. Na przykład w Archiwum Narodowym w Krakowie przechowywany jest dokument lokacyjny miasta Krakowa z 5 czerwca 1257 roku, a w archiwum w Poznaniu o około sto lat starszy i jednocześnie najstarszy akt prawny sporządzony w Polsce, pochodzący z 1153 r. tzw. Dokument Zbiluta, czyli akt fundacyjny zakonu cystersów w Łeknie koło Wągrowca w Wielkopolsce. To tylko dwa przykłady, ale dość dobrze pokazują, że archiwa państwowe przechowują świadectwa dokumentacyjne niemal od początków historii państwa polskiego.